소프트웨어 관리자 및 사용자 설정

솔루션 리스트에서 사내 도입된 모든 무료/유료 솔루션을 확인할 수 있습니다. 종류가 너무 많다면 검색창을 활용하거나, 카테고리 필터로 리스트를 좁혀서 보실 수 있습니다. 각 솔루션의 상세 페이지에서 관리자와 사용자, 요금제를 추가하고 인수인계나 체계적인 관리를 위한 메모장을 활용하실 수 있습니다.

소프트웨어 담당자 및 사용자 설정

SaaS 관리에서 담당자와 사용자를 설정하여 소프트웨어 사용 현황을 추적하고 라이선스를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이 페이지에서는 담당자와 사용자의 차이, 설정 방법, 활용 방법을 안내합니다.

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담당자와 사용자의 차이

개념 정의

구분	담당자 (Manager)	사용자 (User)
의미	소프트웨어를 구매/관리하는 사람	소프트웨어를 실제로 사용하는 사람
권한	사용자 추가/삭제, 결제 관리	소프트웨어 사용만 가능
인원	1~3명 (보통 IT팀, 재무팀)	여러 명 가능
SMPLY 역할	관리자 또는 매니저 권한 필요	모든 구성원 가능

실무 예시

Notion 구독:

• 담당자: IT 팀장 (구독 결제, 사용자 관리)

• 사용자: 전체 직원 50명 (Notion으로 문서 작업)

Figma 구독:

• 담당자: 디자인팀 리더 (라이선스 구매, 사용자 관리)

• 사용자: 디자이너 5명 (Figma로 디자인 작업)

왜 구분하나요?

• 담당자: 비용 관리, 라이선스 최적화, 계약 갱신 책임

• 사용자: 실제 사용 여부 추적, 미사용 라이선스 식별

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담당자 설정하기

담당자 역할

담당자는 다음 업무를 수행합니다:

• 소프트웨어 구독 및 결제 관리

• 사용자 추가 및 제거

• 라이선스 수 조정

• 계약 갱신 알림 받기

개별 소프트웨어별 담당자 설정

1단계: 소프트웨어 목록 이동

1. 왼쪽 메뉴에서 SaaS 관리를 클릭합니다.

2. 소프트웨어 목록이 표시됩니다.

2단계: 소프트웨어 선택

1. 담당자를 설정할 소프트웨어를 클릭합니다.

2. 상세 페이지로 이동합니다.

3단계: 담당자 추가

1. 담당자 섹션을 찾습니다.

2. 담당자 추가 버튼을 클릭합니다.

3. 구성원 목록에서 담당자를 선택합니다.

4. 저장 버튼을 클릭합니다.

담당자는 여러 명 지정 가능 실무에서는 주담당자 1명, 부담당자 1-2명을 설정하는 것이 일반적입니다.

4단계: 알림 설정

담당자로 설정되면:

• 계약 갱신 30일 전 알림

• 미사용 라이선스 발견 시 알림

• 결제 실패 시 즉시 알림

알림 설정은 설정 > 알림 설정에서 변경할 수 있습니다.

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여러 소프트웨어에 동일 담당자 일괄 설정

1단계: 소프트웨어 선택

1. SaaS 관리 목록에서 체크박스로 여러 소프트웨어를 선택합니다.

2. 우측 상단의 대량 작업 버튼을 클릭합니다.

2단계: 담당자 일괄 지정

1. 담당자 일괄 지정을 선택합니다.

2. 담당자를 선택합니다.

3. 적용 버튼을 클릭합니다.

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사용자 설정하기

사용자 역할

사용자는 소프트웨어를 실제로 사용하는 구성원입니다:

• 라이선스 사용 여부 추적

• 사용 시간 및 빈도 측정

• 미사용 라이선스 식별

개별 소프트웨어별 사용자 추가

1단계: 소프트웨어 선택

1. SaaS 관리 목록에서 소프트웨어를 클릭합니다.

2. 상세 페이지로 이동합니다.

2단계: 사용자 추가

1. 사용자 섹션을 찾습니다.

2. 사용자 추가 버튼을 클릭합니다.

3. 구성원 목록에서 사용자를 선택합니다 (다중 선택 가능).

4. 저장 버튼을 클릭합니다.

3단계: 사용자 정보 입력 (선택)

사용자별로 추가 정보를 입력할 수 있습니다:

필드	설명	예시
라이선스 종류	유료/무료	Standard, Pro, Enterprise
시작일	사용 시작 날짜	2026-01-15
계정 ID	소프트웨어 내 계정	[email protected]
메모	특이사항	"팀 라이선스", "연간 구독"

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사용자 제거하기

소프트웨어 사용을 중단한 구성원은 사용자에서 제거하세요.

개별 사용자 제거

1. 소프트웨어 상세 페이지로 이동합니다.

2. 사용자 목록에서 제거할 사용자를 찾습니다.

3. 우측의 제거 버튼을 클릭합니다.

4. 확인 메시지에서 제거를 클릭합니다.

제거 vs 비활성화

• 제거: 사용자 목록에서 완전히 삭제 (기록은 보존)

• 비활성화: 목록에는 유지하되 라이선스 미사용으로 표시

대량 사용자 제거

1. 사용자 목록에서 체크박스로 여러 명을 선택합니다.

2. 대량 작업 > 선택 항목 제거를 클릭합니다.

3. 확인 후 제거를 클릭합니다.

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요금제 정보 설정

소프트웨어의 요금제 정보를 등록하여 비용을 추적할 수 있습니다.

요금제 추가

1단계: 소프트웨어 선택

1. SaaS 관리 목록에서 소프트웨어를 클릭합니다.

2. 상세 페이지로 이동합니다.

2단계: 요금제 정보 입력

1. 요금제 섹션을 찾습니다.

2. 요금제 추가 버튼을 클릭합니다.

3. 다음 정보를 입력합니다:

필드	설명	예시
요금제 이름	플랜 이름	Standard, Pro, Enterprise
금액	결제 금액	30,000원
결제 주기	월간/연간	월간
좌석 수	라이선스 개수	10개
시작일	구독 시작일	2026-01-01
종료일	구독 종료일 (자동 갱신 시 비워둠)	2027-01-01

3단계: 결제 수단 연결 (선택)

요금제를 특정 카드/계좌와 연결하면:

• 결제 내역이 자동으로 매칭됩니다.

• 실제 결제 금액과 예상 금액을 비교할 수 있습니다.

연결 방법:

1. 결제 수단 드롭다운을 클릭합니다.

2. 등록된 카드/계좌를 선택합니다.

3. 저장을 클릭합니다.

자동 결제 매칭 카드사 연동 시 결제 내역이 자동으로 소프트웨어에 매칭됩니다.

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문제 해결

Q: 담당자를 설정할 수 없어요

확인 사항:

1. ✅ "소프트웨어 수정" 권한이 있는지 확인

2. ✅ 담당자로 지정하려는 구성원이 활성 상태인지 확인

해결 방법:

• 권한 없음: 관리자에게 권한 요청

• 비활성 구성원: 구성원을 재활성화

Q: 사용자 추가 시 "이미 등록된 사용자입니다" 에러

해당 구성원이 이미 사용자로 등록되어 있습니다.

확인 방법:

1. 소프트웨어 상세 페이지로 이동

2. 사용자 목록에서 검색

3. 이미 등록되어 있으면 정보를 수정

Q: 사용자 제거 시 "라이선스 회수가 필요합니다" 경고가 나와요

SMPLY에서 사용자를 제거해도 실제 소프트웨어에서는 라이선스가 그대로 유지됩니다.

절차:

1. SMPLY에서 사용자 제거

2. 실제 소프트웨어 관리 콘솔에서 계정 비활성화

3. 라이선스 회수 확인

예시 (Slack):

1. SMPLY에서 사용자 제거

2. Slack 관리 콘솔 (admin.slack.com) 접속

3. 해당 사용자 계정 비활성화

4. 라이선스 자동 회수

Q: 담당자에게 알림이 안 가요

확인 사항:

1. ✅ 알림 설정이 켜져 있는지 확인 (설정 > 알림 설정)

2. ✅ 이메일 알림: 스팸 폴더 확인

3. ✅ Slack 알림: Slack 연동 상태 확인

Q: 요금제 정보를 수정할 수 없어요

원인: 카드사 연동으로 자동 수집된 요금제는 수정이 제한됩니다.

해결 방법:

• 수동으로 등록한 요금제만 수정 가능

• 자동 수집 요금제는 결제 내역을 수정하여 반영

Q: 사용자별 사용 시간을 확인하려면?

에이전트가 설치된 기기에서만 사용 시간이 수집됩니다.

확인 방법:

1. 소프트웨어 상세 페이지 > 사용 현황 탭

2. 사용자별 일일/주간/월간 사용 시간 확인

3. 미사용 라이선스 (30일+) 자동 표시

에이전트 미설치 시:

• 사용 시간 데이터 없음

• "데이터 없음"으로 표시

• 라이선스 할당 여부만 추적 가능