소프트웨어 계약 관리
소프트웨어 계약 관리(`/software/contract`) 화면에서 벤더와의 계약 정보를 등록하고 관리하는 방법을 안내합니다. 계약 기간·비용·조건·갱신 알림부터 벤더 관리, 첨부파일까지 한 곳에서 추적합니다.
소프트웨어 계약 관리
소프트웨어 계약 관리는 조직이 벤더와 맺은 소프트웨어 계약을 한 곳에서 등록·추적하는 화면입니다. 계약 기간과 갱신일, 비용·결제 조건, 라이선스 수량 조건, 첨부 계약서까지 묶어 관리하며, 하나의 계약에 여러 소프트웨어를 연결할 수 있습니다. 소프트웨어 목록 화면(/software/list) 우측 상단 소프트웨어 추가하기 분할 버튼의 드롭다운에서 계약 보기를 누르면 계약 화면(/software/contract)으로 이동합니다.
1. 주요 기능
계약 정보 관리
계약명·계약번호·상태·기간·비용·조건을 종합 관리
소프트웨어 연결
하나의 계약에 여러 소프트웨어를 연결 (N:N)
벤더 관리
벤더 화면(/software/vendor)에서 벤더와 담당자 정보를 관리
갱신 알림
만료 전 알림 일수를 지정해 자동 알림 발송
첨부파일
계약서·견적서 등 문서 업로드·다운로드
2. 계약 등록
계약은 단계형(스텝) 폼으로 등록합니다. 기본 정보 → 기간 → 비용 → 담당자 → 첨부 순서로 입력하며, 단계마다 우측에서 입력 결과를 미리 볼 수 있습니다.
단계 1: 계약 시작
계약 화면 우측 상단의
새 계약버튼을 누릅니다.계약 생성 폼이 열립니다.
작성 중(draft)으로 먼저 저장할 수 있습니다 계약은 작성 중 상태로 먼저 저장한 뒤 나중에 마저 채울 수 있습니다. 작성 중 상태에서는 대부분의 항목이 선택 입력이며, 계약을 활성 상태로 전환할 때 계약명·연결 소프트웨어·계약 기간(시작일·종료일)·계약 금액이 필수로 검증됩니다.
단계 2: 기본 정보
계약명
활성 시 ✅
계약을 식별하는 이름
소프트웨어
활성 시 ✅
이 계약에 연결할 소프트웨어. 여러 개 선택 가능
벤더
선택
계약 상대 벤더 (아래 벤더 관리 참고)
계약번호
선택
내부 또는 벤더 측 계약 번호
내부 담당자
선택
이 계약을 담당하는 구성원
벤더 담당자
선택
벤더 측 연락처 (이름·이메일·전화·메모)
미등록 소프트웨어를 연결하려면 연결하려는 소프트웨어가 아직 SMPLY에 없으면 먼저 등록해야 합니다. 발견된 소프트웨어 목록에 있으면 발견 화면에서 승인하고, 없으면 소프트웨어 수동으로 추가하기로 추가한 뒤 계약에 연결하세요.
단계 3: 계약 기간
계약 시작일
계약 시작 날짜 (활성 시 필수)
계약 종료일
계약 만료 날짜 (활성 시 필수)
자동 갱신
자동 갱신 여부를 켜고 끕니다
갱신 알림 일수
만료 며칠 전에 알림을 받을지 직접 지정 (예: 30일, 60일, 90일)
갱신 알림 일수는 직접 입력합니다 알림 일수는 고정된 선택지가 아니라 0 이상의 일수를 직접 입력하는 값입니다. 계약마다 60일·90일처럼 다르게 둘 수 있습니다.
단계 4: 비용
계약 금액
금액 + 통화 (예: KRW)
청구 주기
월간 / 분기 / 연간 / 일회성
결제 방법
카드 / 계좌이체 / 기타
결제 유형
선불 / 후불
할부
일시불 / 월납 / 분기납 (할부 시 개월 수 함께 지정)
결제 메모
결제 관련 부가 메모 (예: VAT 별도)
비용 설명
구성 내역 설명 (예: 좌석 수·플랜 구성)
단계 5: 계약 조건
최소 라이선스
계약상 최소 라이선스 수량
최대 라이선스
계약상 최대 라이선스 수량
할인율
적용 할인율(%)
특약
특별 조건·약정 사항
단계 6: 첨부파일
계약서·견적서 등 관련 문서를 첨부할 수 있습니다.
등록한 첨부파일은 계약 상세에서 목록으로 보이며 내려받을 수 있습니다.
3. 계약 상세에서 보이는 것
계약 행을 열면 상세 화면에서 다음을 확인합니다.
기본 정보
계약명·계약번호·상태·벤더·내부 담당자·벤더 담당자
연결된 소프트웨어
이 계약에 묶인 소프트웨어 목록
라이선스·구독 플랜
이 계약에 연결된 라이선스·구독 플랜
기간·비용·조건
시작·종료일, 갱신 알림, 금액·청구주기·결제 조건, 라이선스 조건
첨부파일
등록된 계약서·견적서 목록과 다운로드
4. 벤더 관리
벤더는 계약의 하위 항목이 아니라 별도 화면(/software/vendor)을 가진 독립 관리 대상입니다. 벤더 목록과 상세를 따로 조회할 수 있고, 벤더 상세에서는 해당 벤더와 맺은 계약과 총 계약 금액을 모아 봅니다.
새 벤더 추가
계약 등록 시 벤더 필드에서 바로 새 벤더를 추가하거나,
벤더 화면(
/software/vendor)에서 직접 추가합니다.
벤더명
✅
벤더 이름
설명
선택
벤더 소개 (예: 공식 리셀러)
담당자
선택
이름·이메일·전화·메모
웹사이트
선택
벤더 웹사이트 URL
글로벌 벤더와 커스텀 벤더 SMPLY에 기본 제공되는 글로벌 벤더와, 고객 조직이 직접 만든 커스텀 벤더가 있습니다. 직접 추가·삭제할 수 있는 것은 커스텀 벤더입니다.
벤더 삭제 제약 다음 경우에는 벤더를 삭제할 수 없습니다.
글로벌 벤더는 삭제할 수 없습니다.
연결된 계약이 있는 커스텀 벤더는 삭제할 수 없습니다. 먼저 해당 계약을 정리한 뒤 삭제하세요.
5. 계약 만료 알림
계약 만료일 전에 자동으로 알림을 받을 수 있습니다.
계약의 기간 단계에서 자동 갱신과 갱신 알림 일수를 설정합니다.
지정한 일수만큼 만료일 전에 알림이 발송됩니다.
알림 수신자
Admin 역할 구성원
해당 소프트웨어 담당자
6. 권한 안내
계약·벤더 조회
로그인된 구성원
계약 등록·수정·삭제
소프트웨어 계약 편집 권한
벤더 추가·삭제
소프트웨어 계약 편집 권한
구성원 권한 설정은 담당자 지정 안내를 함께 참고하세요.
7. 문제 해결
Q: 새 계약 버튼이 보이지 않아요
새 계약 버튼이 보이지 않아요원인: 소프트웨어 계약 편집 권한이 없을 때 등록 버튼이 노출되지 않습니다.
해결 방법:
조직 관리자에게 소프트웨어 계약 편집 권한을 요청하세요.
권한 부여 후 화면을 새로고침하면 버튼이 나타납니다.
Q: 계약을 활성으로 저장할 수 없어요
활성 상태로 전환하려면 계약명·연결 소프트웨어·시작일·종료일·계약 금액이 모두 입력되어 있어야 합니다. 빠진 항목이 없는지 확인하세요. 아직 정보가 부족하면 작성 중 상태로 저장해 두고 나중에 마저 채울 수 있습니다.
Q: 벤더가 삭제되지 않아요
글로벌 벤더이거나, 그 벤더에 연결된 계약이 남아 있으면 삭제할 수 없습니다. 연결된 계약을 먼저 정리한 뒤 커스텀 벤더를 삭제하세요.
Q: 이 외의 문제
채널톡으로 문의해 주세요.
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